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关注15个电子邮件使用细节


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无论你是在讨论某个公司还是普遍环境中,电子邮件都是通信中不可或缺的部分。从日常事务到最高机密,在许多公司中,特别在信息技术专业人士当中,电子邮件都是默认的通信方式。这也就使得有很多电子邮件会误用和滥用的事情发生,给人们造成困扰。



出于这种考虑,TechRepublic的成员PenguinVitamins决定在我们的论坛中展开一个讨论,倡议社区中的成员讨论最常见的电子邮件误用。他获得了大量支持或反对他论点的回复,并形成了一个值得关注的误用及相关解释的列表。



电子邮件错误使用方式列表



这里是PenguinVitamins的原始列表以及Jaqui和DT-IT的附加列表。



1、回复在电子邮件分配表(distribution list)中收到的邮件。大家犯的一个相当常见的错误是简单地回复在电子邮件分配表中收到的邮件。并非列表中的所有成员都需要进行回复,而且在大多数情况下,由于回复消息都使用相同的原始收件人列表而变成“垃圾”邮件。



在回复没有编辑收件人列表的邮件之前你应该询问自己的问题是:



你的回复打算向整个分发列表发送吗?如果不确定,请相应地修改收件人列表。在多数情况下,你会打扰列表中的其他成员。



2、从大型分配表的接收和递送报告。接收报告对跟踪电子邮件回复很有好处,但是如果你不需要它就没有效果了。



在第一次通过大型分配表发送消息时启用接收报告之前,你应该问问自己:



a.你在意收件人是否收到这个邮件吗?如果不是很在意,那么就不需要接收报告。



b.你确实希望在你已经拥挤不堪的电子邮件收件箱中收到大量的报告吗?



3、将允许接收报告作为默认设置。你可以要求你发出的每个电子邮件发送报告或阅读接收报告。但是有这个必要吗?这样会影响效率。不能被所有电子邮件接收者接受。



在你的电子邮件客户端程序中将接收报告设为默认设置前,你应该考虑下列因素:



a.你是否在意接收报告阅读了你的所有消息?包括抄送(cc)的电子邮件。



b.你需要跟踪所有你发送出的电子邮件吗?这样做的真实原因是什么,没有更好的变通之策吗?





在cc栏中输入某人的电子邮件地址之前你应该问自己的问题是:



a.邮件急需使用cc作为收件人,换句话说就是他们阅读或回复一个cc邮件对你很重要?



b.你只是用它告诉你的老板你已经按他或她的要求完成了一项任务?



收件人(包括你的老板)已经在他或她电子邮件收件箱中设置了过滤cc邮件是件很好的事情,将它们移到废件箱或某个特别不重要的邮件目录中去。



5、不向来自内部或外部的源电子邮件中增加任何信息,而直接转发邮件。在现实生活中,如果你发现有用的东西,你会跑到某个人面前而且可能说“嗨,John,来看看我找到了什么,这可能会对你正在做的事情有很大的帮助”...。所以为什么你会让自己扮演一个邮件中继的角色?你直接将一份电子邮件转发给某人而不提供一些解释或输入,别人可能不理解你为什么会向他或她转发这份电子邮件,或者可能并不喜欢你这样做。如果你希望帮助别人,请以更好的方式表达。



6、将所有字和句子都大写或写成粗体。大写在某些时候是必要的,但是在电子邮件中就不必要了吧。



7、在走廊中或向电话那头的某人问他或她收到你的电子邮件了吗。对问这样问题的人我的标准回复是“没有,还没有看到”。那么为什么还要先用电子邮件呢?编辑一封电子邮件要比给别人打电话要花更长的时间。你在电子邮件消息中要求回复或采取某种行动并且限定时间了吗?



8、暗送(Bcc)和电子邮件。该功能是“无礼且不适当的”。你将一封电子邮件寄给一个人,而这个人将其又拷贝发送给另一个人,这种情况是无法让人接受的,而且多数情况下是不道德的。给某人发送一封电子邮件,然后将这封电子邮件的拷贝以BCC的格式发送给另一个人,附带一个解释或这样做的原因,这样会更容易让人接受,举例来说,以下面的话开始:“嗨,Greg,我已经将这封电子邮件发送给John,并且觉得你也应该看一看等等”。





10、标题,页脚和问候语...太麻烦而懒得将它们添上?例如,在邮件消息的结尾你确实想说“此致敬礼”?从浏览你的邮件内容开始,你以正确的问候语开始你的电子邮件吗?例如,Dear John,Hi John等等。另一种情况是对方可能有也可能没有时间回复你,所以你提供了其它联系方式吗?良好的习惯和公司商标是在标准化电子邮件的问候语、内容、页脚信息和承诺声明上必须要有的。



11、a.在回复时将它们放在前面。如果收件人略去(标题消息),那么你的电子邮件对他们就毫无意义。想要在源消息之后进行回复或删除引用文本,应该在回复部分后插入你的回复。



b.在回复过程中无需多余的修饰。观察大多数署名,他们是在你点击发送之后才添加上去的,所以如果该消息被发送了4次也就有4个署名,这是没有必要的,删除他们。



12、令人眼花缭乱的格式。无需如此,那些漂亮的颜色,精致的字体等等除了增加系统的负担外完全是种浪费。



13、发送附件。不要这样做-除非别人要求你回复某个文件,否则永远不要发送附件;然后,确保邮件是普通文本、xml、pdf的格式。特殊的格式在PDF中是可以的,如果这是一封普通的信,最好是文本。



14、过度而没有必要的素材引用。我认为这可能被看作太懒而不愿进行编辑的结果。ALL CAPS是一个编辑注释的简便方法,无需在邮件的各部分之间重定格式,在涉及纯文本的时候尤其如此。精缩电子邮件是必要的。



15、源信件上缺乏恰当的标题和RE:回复别人信件的时候没有取一个合适的标题,或者只是因为太懒和不愿填写标题。
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